Tietosuojaseloste

Päivitetty 11.10.2026.

Tässä selosteessa kerrotaan, miten Codeva Oy käsittelee henkilötietoja Tuntivo-verkkosivustolla ja Tuntivo-palvelussa. Käsittelemme henkilötietoja kahdessa eri roolissa:

1. Rekisterinpitäjänä verkkosivuston kävijöiden, demopyyntöjen lähettäjien, asiakkaidemme yhteyshenkilöiden ja palvelun käyttäjätilien kirjautumistietojen osalta.
2. Henkilötietojen käsittelijänä niiden tietojen osalta, joita asiakkaamme tallentavat Tuntivoon henkilöstöstään (esimerkiksi työvuorot, työaikakirjaukset, poissaolot ja työsopimukset). Näiden tietojen rekisterinpitäjä on asiakas.

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Codeva Oy
Y-tunnus: 2767062-9
Osoite: Aurinkotie 28, 96190 Rovaniemi
Sähköposti: info@codeva.fi

Tietosuojaa koskevat kysymykset ja pyynnöt voi lähettää osoitteeseen info@codeva.fi.

2. Codeva Oy rekisterinpitäjänä

Verkkosivuston kävijät

Käytämme kävijäseurantaan Fathom Analyticsia. Fathom ei käytä evästeitä eikä kerää tunnistettavia henkilötietoja, eikä yksittäistä kävijää voi sen avulla seurata sivustolta toiselle. Saamme vain koostetietoa, kuten sivujen katselumääriä ja viittaavia sivustoja. Koska evästeitä tai henkilötietoja ei kerätä analytiikkaa varten, sivustolla ei ole evästesuostumusikkunaa.

Verkkopalvelin voi lisäksi tallentaa tietoturvan ja vianselvityksen vuoksi teknisiä lokitietoja, kuten IP-osoitteen ja selaimen tiedot. Lokit säilytetään enintään 30 päivää.

Demopyynnöt ja yhteydenotot

Kun pyydät demoa tai otat meihin yhteyttä, käsittelemme antamiasi tietoja:

• nimi
• organisaatio
• sähköpostiosoite
• puhelinnumero
• henkilöstön määrä ja toimiala
• viesti
• asiointikieli.

Käyttötarkoitus: vastaaminen yhteydenottoon, demon sopiminen ja myynnin jatkotoimenpiteet.
Oikeusperuste: oikeutettu etu (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta). Etumme on vastata yritysten yhteydenottoihin ja kertoa palvelustamme niille, jotka ovat siitä kiinnostuneita.
Säilytysaika: 12 kuukautta viimeisestä yhteydenotosta, ellei asiakassuhdetta synny.

Asiakkaiden yhteyshenkilöt

Käsittelemme asiakasorganisaatioiden yhteyshenkilöiden nimiä, yhteystietoja ja tehtävänimikkeitä sekä laskutukseen ja sopimukseen liittyviä tietoja. Oikeusperusteena on sopimuksen täytäntöönpano ja oikeutettu etu asiakassuhteen hoitamisessa sekä kirjanpitolain mukaiset velvoitteet. Tiedot säilytetään asiakassuhteen ajan ja sen jälkeen niin kauan kuin laki edellyttää (esimerkiksi kirjanpitoaineisto 6–10 vuotta).

Käyttäjätilit ja kirjautuminen

Tuntivon käyttäjätileistä käsittelemme kirjautumiseen ja tietoturvaan liittyviä tietoja: nimi, sähköpostiosoite, kieli, salasanan tiiviste, kaksivaiheisen tunnistautumisen ja pääsyavainten (passkey) tiedot, kertakirjautumisen (Microsoft, Google) tunnisteet sekä kirjautumisiin ja tapahtumiin liittyvät lokit. Käsittely perustuu oikeutettuun etuun palvelun turvallisuuden ylläpitämisessä ja sopimuksen täytäntöönpanoon asiakkaan kanssa.

3. Codeva Oy henkilötietojen käsittelijänä

Asiakkaamme (työnantaja) tallentaa Tuntivoon tietoja henkilöstöstään, esimerkiksi:

• nimi, yhteystiedot ja henkilöstönumero
• työvuorot, työaikakirjaukset ja tarvittaessa leimauksen sijaintitieto (GPS), jos asiakas on ottanut sijainnin tarkistuksen käyttöön
• poissaolot, lomasaldot ja vuorotoiveet
• pätevyydet ja todistusten voimassaolo
• työsuhteen ehdot ja työsopimukset sähköisine allekirjoituksineen
• palkanlaskentaan siirrettävät palkkatapahtumat.

Näiden tietojen osalta asiakas on rekisterinpitäjä ja päättää käsittelyn tarkoituksista ja keinoista. Codeva Oy käsittelee tietoja vain asiakkaan lukuun ja asiakkaan kanssa tehdyn tietojenkäsittelysopimuksen (DPA) mukaisesti. Työntekijän kannattaa esittää tietojaan koskevat pyynnöt ensisijaisesti omalle työnantajalleen. Avustamme asiakasta pyyntöjen käsittelyssä.

Sähköiset allekirjoitukset. Kun työntekijä tai työnantajan puolesta allekirjoittava henkilö allekirjoittaa sopimuksen Tuntivossa, palvelu tallentaa allekirjoituksesta todisteet: allekirjoittajan kirjoittaman nimen, käyttäjätilin, jolla hän oli kirjautuneena, allekirjoitusajan, IP-osoitteen, laitteen ja selaimen tiedot sekä allekirjoitettavaksi lähetetyn sopimusasiakirjan tiivisteen (SHA-256). Todisteet lisätään allekirjoitettuun sopimusasiakirjaan, ja ne säilytetään sopimuksen yhteydessä niin kauan kuin asiakas säilyttää sopimuksen. Tietoja käsitellään asiakkaan lukuun sen osoittamiseksi, että sopimus on allekirjoitettu ja kuka sen allekirjoitti.

Tuntivo ei laske veroja, eläkemaksuja eikä nettopalkkaa, eikä palvelussa käsitellä esimerkiksi verokortin tietoja.

4. Evästeet

Verkkosivustolla ja palvelussa käytetään vain toiminnan kannalta välttämättömiä evästeitä: istuntoeväste, joka pitää kirjautumisen voimassa, ja CSRF-suojauksen eväste, joka estää lomakkeiden väärinkäytön. Emme käytä mainos- tai seurantaevästeitä.

5. Henkilötietojen vastaanottajat ja alikäsittelijät

Käytämme seuraavia palveluntarjoajia. Ne käsittelevät tietoja vain meidän ohjeidemme mukaisesti.

Palveluntarjoaja	Tarkoitus	Sijainti
Laravel Cloud (Laravel Holdings Inc.)	Palvelun, sen tietokannan ja tiedostojen ylläpito	EU (Frankfurt, Saksa)
Resend	Kirjautumislinkit, ilmoitukset ja muut järjestelmäviestit	EU (Irlanti)
Flare (Facade BV)	Palvelun virheiden ja suorituskyvyn seuranta	EU:ssa toimiva palveluntarjoaja (Belgia)
Cloudflare	Nimipalvelu ja verkkoliikenteen suojaus	EU ja Cloudflaren maailmanlaajuinen verkko
Google Workspace	Sähköpostiviestintä, esimerkiksi vastaukset esittelypyyntöihin	EU ja muut maat
Fathom Analytics	Evästeetön kävijäseuranta (ei henkilötietoja)	EU
Netvisor	Palkkatapahtumien siirto, kun asiakas on yhdistänyt palkanlaskennan	EU

Netvisoriin siirretään tietoja vain, jos asiakas on yhdistänyt palkanlaskennan. Ajantasainen alikäsittelijäluettelo on saatavilla pyynnöstä.

Visma Sign on valinnainen integraatio. Jos asiakas yhdistää oman Visma Sign -tilinsä ja valitsee, että sopimukset allekirjoitetaan sen kautta, sopimus sekä allekirjoittajien nimet ja sähköpostiosoitteet lähetetään Visma Signiin. Visma Sign käsittelee tällöin tietoja asiakkaan ja Visman välisen sopimuksen perusteella, ei Codevan alikäsittelijänä. Tuntivossa allekirjoitettuja sopimuksia ei lähetetä mihinkään ulkopuoliseen allekirjoituspalveluun.

6. Tietojen siirto EU:n ja ETA:n ulkopuolelle

Säilytämme tiedot EU:ssa. Osa palveluntarjoajistamme (Laravel, Resend, Cloudflare ja Google) on yhdysvaltalaisia tai kuuluu konserniin, jolla on yhtiöitä Yhdysvalloissa, joten tietoihin voidaan päästä käsiksi EU:n ja ETA:n ulkopuolelta esimerkiksi tuen tai tietoturvan vuoksi. Tällaiset siirrot perustuvat EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojakehykseen (Data Privacy Framework), jos palveluntarjoaja on sitoutunut siihen, ja muutoin Euroopan komission vakiosopimuslausekkeisiin.

7. Tietoturva

Tiedot säilytetään suojatuissa palvelinympäristöissä, ja tietoliikenne on salattu. Pääsy tietoihin on rajattu käyttäjäroolien mukaan, ja palvelu tukee kaksivaiheista tunnistautumista ja pääsyavaimia. Tärkeistä muutoksista pidetään tapahtumalokia. Organisaatioiden tiedot on eroteltu toisistaan.

8. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus:

• saada pääsy tietoihisi
• pyytää virheellisten tietojen oikaisemista
• pyytää tietojesi poistamista
• pyytää käsittelyn rajoittamista
• vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä
• siirtää tietosi järjestelmästä toiseen, kun käsittely perustuu sopimukseen tai suostumukseen.

Lähetä pyyntö osoitteeseen info@codeva.fi. Vastaamme kuukauden kuluessa. Jos tietojasi käsitellään työnantajasi lukuun Tuntivo-palvelussa, ota ensin yhteyttä työnantajaasi.

9. Valitusoikeus

Jos katsot, että henkilötietojesi käsittely rikkoo tietosuojalainsäädäntöä, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistolle (tietosuoja.fi).

10. Muutokset

Voimme päivittää tätä selostetta palvelun tai lainsäädännön muuttuessa. Päivityspäivä näkyy selosteen alussa.